Nutze die Gelegenheit, die Zusammenarbeit zu stärken und Wertschätzung zu zeigen
Der Herbst bringt nicht nur kühlere Temperaturen, sondern auch etwas, das viele Führungskräften schaudern lässt: die Jahresgespräche. Damit du gut vorbereitet bist und das Gespräch für dich und deine Mitarbeitenden erfolgreich und angenehm wird, haben wir einige Tipps aus der Forschung für dich zusammengestellt.
Jahresgespräche: Die ungeliebte Pflicht
Jahresgespräche, auch als Mitarbeiterbeurteilungen oder Performance Reviews bekannt, sind fester Bestandteil in vielen Unternehmen. Sie dienen dazu, das vergangene Jahr zu reflektieren, Ziele für die Zukunft zu setzen und Entwicklungspläne zu schmieden. Doch oft werden sie als starre, unangenehme Pflicht wahrgenommen. Gründe dafür sind formelle Vorgaben, der Druck, kritisches Feedback zu geben, oder unfaire Bewertungsrichtlinien (z. B. «forcierte Verteilungen»), die dann auch für Boni oder Beförderungen herangezogen werden. Obwohl es einige Organisationen mit Ihren Vorgaben Führungskräften wirklich schwer machen, bilden Jahresgespräche dennoch grundsätzlich eine gute Gelegenheit, die Zusammenarbeit zu stärken und Wertschätzung zu zeigen. Hier sind daher fünf Tipps, wie du das Beste aus diesen Gesprächen herausholst.
Erstens: Zeige dein Commitment
Auch wenn du vielleicht nicht in Jubel ausbrichst, wenn das Jahresgespräch bevorsteht, solltest du den Wert und Zweck dahinter ernst nehmen. Es ist eine Gelegenheit, konstruktives Feedback zu geben, eine Standortbestimmung zu machen und die Weichen für das kommende Jahr zu stellen. Wenn du das Gespräch ernst nimmst, werden es auch deine Mitarbeitenden tun. Sei also gut Vorbereitet und nimm dir Zeit und bitte deine Mitarbeitenden, dasselbe zu tun. Ernsthaftigkeit bedeutet aber nicht, dass du sklavisch an vorgegebenen Leitlinien festhalten musst. Passen die Vorgaben nicht, nimm dir die Freiheit, sie anzupassen und den Fokus auf die relevanten Themen zu legen, die dir wichtig sind. Debattiere also z.B. nicht ewig über Ratings, die du nicht beeinflussen kannst, sondern nimm dir mehr Zeit, um die Erfolge der Mitarbeitenden zu loben oder ihre Entwicklungswünsche zu besprechen.
Zweitens: Sei entwicklungsorientiert
Natürlich verlangt das Jahresgespräch, auf vergangene Leistungen zu schauen. Aber die wahre Stärke liegt darin, den Blick nach vorne zu richten. Nutze die Gelegenheit, gemeinsam mit deinen Mitarbeitenden zu analysieren, was gut lief, was weniger gut war und wie sich das für die Zukunft verbessern lässt. Es geht nicht nur um die Leistung des Einzelnen, sondern auch um die Art, wie du und deine Mitarbeitenden allenfalls besser Zusammenarbeiten könntet oder wie Strukturen und Ressourcen umgestaltet werden sollten. Besprecht gemeinsam, welche Lehren ihr für den Mitarbeitenden aber auch für dich als Führungskraft ziehen könnt und fördert so kontinuierliches Lernen. Nur dann hat Feedback wirklich einen nachhaltigen Effekt (Lese hier noch mehr Empfehlungen dazu, wie erfolgreicheres Feedback Veränderungen fördern kann).
Drittens: Gib deinen Mitarbeitenden Raum
Du bist die Führungskraft, aber das bedeutet nicht, dass du das Gespräch dominieren musst. Wenn das Jahresgespräch ein echter Austausch sein soll, müssen die Meinungen und Einschätzungen der Mitarbeitenden berücksichtigt werden. Uneinstimmigkeiten über Beurteilungen sind gemäss Forschung nicht das Hauptproblem, weshalb Mitarbeitende Jahresgespräche als Misserfolg einschätzten – wichtiger als ihre Wunsch-Bewertung ist ihnen, dass sie sich gehört fühlen. Lade zu einer offenen Diskussion ein, zeige echtes Interesse und arbeite mit konkreten Beispielen. „Ich schätze es sehr, wie du das Projekt XY gemeistert hast“ ist weit wirkungsvoller als „Du hast dein Ziel zu 90 % erreicht“. Das setzt natürlich voraus, dass du die Arbeit deiner Mitarbeitenden kennst und weisst, was Sie im Detail geleistet haben. Eine Liste für dich zu führen hilft da als Vorbereitung.
Viertens: Sei wertschätzend, aber formuliere negative Punkte klar
Das Jahresgespräch dient der Beziehungspflege. Lasse also deine Mitarbeitenden ihre Lorbeeren abholen: Betone das Positive und die Fortschritte. Mitarbeitende wollen gesehen und für ihre Beiträge gewürdigt werden. Natürlich solltest du ehrlich sein und auch Dinge ansprechen, bei denen du dir eine Verbesserung wünschst. Negatives Feedback zu geben, ist nie einfach, und viele Führungskräfte versuchen, es zu umschiffen oder abzuschwächen. Als Konsequenz geht es komplett unter. Dabei ist es nicht nur so, dass Mitarbeitende gerne etwas überhören, auch neutrale Beobachter kommen in Studien zum Schluss: negatives Feedback, das Führungskräfte in Jahresgesprächen geben ist oftmals wirklich unklar. Bleib also wertschätzend, aber sag, was nicht gut lief, ohne um den heissen Brei herumzureden. Idealerweise ist das Jahresgespräch nicht der erste Zeitpunkt, an dem deine Mitarbeitenden davon erfahren, dass du unzufrieden bist – Vermeide also böse Überraschungen.
Fünftens: Fokussiere auf den Inhalt, nicht auf den Ton
Es ist menschlich, auf den Ton einer Kritik mehr zu reagieren als auf den Inhalt. Oft tendieren Führungskräfte so auch dazu, herausfordernde Rückmeldungen oder Kritik als unfair empfundenen Bewertungen abzuwehren, nur weil sie ungeschickt oder zu direkt formuliert sind. Achte jedoch darauf, den Inhalt der Kritik zu würdigen und den emotionalen Ton auszublenden. Gib deinen Mitarbeitenden die Chance, Bedenken zu äussern, und versuche, die Sachebene im Gespräch zu halten. „Ich sehe, dass dich das beschäftigt – wie hättest du dir diese Situation anders gewünscht?“ hilft, die Emotionen zu entkräften und auf die konstruktive Sachebene zurück zu kehren.
Auch wenn Jahresgespräche vielleicht nicht deine Lieblingstermine im Jahr sind, kannst du mit diesen Tipps dafür sorgen, dass sie produktiver und angenehmer verlaufen. Und denk daran: Bei ungeliebten Aufgaben hilft es oft, sich den Sinn dahinter bewusst zu machen, die Aufgabe nicht unnötig aufzuschieben und mit einer Prise Humor ranzugehen. Viel Erfolg diesen Herbst!
Quellen:
- Du Plessis, T., & Van Niekerk, A. (2017). Factors influencing managers’ attitudes towards performance appraisal. SA Journal of Human Resource Management, 15(0), a880. https://doi.org/10.4102/sajhrm.v15i0.880
- Farndale, E., & Kelliher, C. (2013). Implementing performance appraisal: Exploring the employee experience. Human Resource Management, 52(6), 879-897. https://doi.org/10.1002/hrm.21575
- Meinecke, A. L., Lehmann-Willenbrock, N., & Kauffeld, S. (2017). What happens during annual appraisal interviews? How leader–follower interactions unfold and impact interview outcomes. Journal of Applied Psychology, 102(7), 1054–1074. https://doi.org/10.1037/apl0000219
- Steelman, L. A., & Williams, J. R. (Hrsg.). (2019). Feedback at work. Springer Nature Switzerland AG. https://doi.org/10.1007/978-3-030-30915-2
