Mythen kennen und E-Mails effektiv nutzen
Im modernen Arbeitsleben sind E-Mails unverzichtbar, besonders für Führungskräfte. Man könnte meinen, nach all den Jahren der digitalen Korrespondenz wären wir alle Expert*innen im Umgang mit E-Mails. Doch da gibt es einige hartnäckige Mythen. Diese zu kennen kann helfen, E-Mails wirklich effektiv einzusetzen.
E-Mail-Flut als Stressfaktor für Führungskräfte
Ein Artikel im MIT-Journal von 2018 offenbart die Dominanz von E-Mails im heutigen Arbeitsalltag: Wissensarbeiter*innen werfen nicht selten alle 15 Minuten mit einem Blick in ihr elektronisches Postfach und bearbeiten mehr als zwei Stunden täglich E-Mails. Kein Wunder, dass dieser ständige Strom an Nachrichten zu einem regelrechten Stressfaktor werden kann. Studien zeigen, dass Führungskräfte ihre Zielerreichung und Effektivität als geringer beurteilen, wenn sie viele E-Mails zu beantworten haben.
Es lohnt sich also, die gängigen Mythen zu durchleuchten, um für einen besseren Umgang mit E-Mails als Kommunikationsmittel zu sensibilisieren.
Mythos 1: E-Mails stören nicht
Zwar erlauben uns E-Mails, zeitversetzt zu arbeiten – theoretisch. Doch in der Praxis sieht das oft anders aus. Die Erwartung, auf Nachrichten blitzschnell zu antworten, treibt uns u.a. dazu, ständig auf das Display zu starren und den Fokus auf unsere eigentliche Arbeit zu verlieren. Besonders gemein sind diese Push-Benachrichtigungen, die uns mit jedem Pieps aus unserer Konzentration reissen können. Da kann es schon mal sein, dass wir beim Überfliegen der Push-Information uns z.B. so ärgern, dass es mehrere Minuten dauert, bis wir uns wieder auf den ursprünglichen Task konzentrieren können.
Wie ist es bei dir, hast du deine Push-Nachrichten abgestellt, deine E-Mail Abrufzeiten klar terminiert und Antwortezeiten deinem Team kommuniziert?
Mythos 2: Wir priorisieren E-Mails effektiv
Um im Meer der E-Mails nicht zu ertrinken, sollen wir sie idealerweise nach Dringlichkeit und Wichtigkeit sortieren. Klingt gut, ist aber oft leichter gesagt als getan. Statt uns mühsam durch den Posteingang zu wühlen, scannen wir ihn lieber nach auffälligen Hinweisen ab. Doch Vorsicht: Dabei übersehen wir möglicherweise wichtige Nachrichten. Als wichtig empfinden wir nämlich in der Regel, was als dringend gilt (nicht unbedingt als wichtig) und von einem für uns relevanten Absender kommt. Als Folge haben manchmal unterstellte Mitarbeitende die Nachsicht, die sich die Mühe machen, ihre Anfragen zeitgerecht zu stellen, obwohl die angefragte Information eigentlich essentiell für die Erledigung eines wichtigen Tasks wäre.
Wie handhabst du das? Hast du mit deinen Mitarbeitenden Regeln vereinbahrt, die dir bei der Priorisiereung helfen sollen (z.B. wann “Wichtig” oder “Dringend” in der Betreffzeile stehen soll)?
Mythos 3: Solange freiwillig, ist es unproblematisch E-Mails in der Freizeit zu beantworten
Wenn die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit dank Digitalisierung verwischen, ist es verlockend mal schnell noch zwischendurch eine E-Mail vor- oder nachzuarbeiten und dadurch das Gefühl haben, etwas erledigt zu haben. Dadurch kann jedoch unsere wohlverdiente Entspannungszeit leiden und gerade als Führungskräfte etablieren wir so unter Umständen gewisse Normen, die unsere Mitarbeitende unter Druck setzten ebenfalls Erreichbar sein zu müssen (lese hier auch unsere Tipps zur virtuellen Zusammenarbeit). Und zu viel Arbeit in der Freizeit kann nicht nur Erholungseffekte vermindern, sondern auch zu Beziehungskrisen führen. Lebenspartner*innen und Freunde können wenig erfreut darüber sein, wenn ihr gegenüber ständig beruflich am Handy oder PC ist. Als Folge stänkern sie unter Umständen gegen den Job und die Firma, was – von Studien untermauert – sogar die Kündigungsabsichten der betroffenen Mitarbeitenden erhöht.
Wie sieht es bei dir aus mit dem Checken der E-Mails in der Freizeit? Hast du mit den dir nahestehende Personen schon mal darüber gesprochen, wie sieh zu deinem Verhalten stehen?
Wir hoffen, die Kenntnisse dieser Mythen helfen dir, besser durch die E-Mail Flut zu navigieren und sind gespannt, welche Strategien du zum effektiven Umgang mit E-Mails pflegst.
Quellen:
- Addas, S., & Pinsonneault, A. (2018). E-mail interruptions and individual performance. Mis Quarterly, 42(2), 381-406. https://www.jstor.org/stable/26630239
- Cox, A. L., Bird, J., Brumby, D. P., Cecchinato, M. E., & Gould, S. J. (2021). Prioritizing unread e-mails: people send urgent responses before important or short ones. Human–Computer Interaction, 36(5-6), 511-53 https://doi.org/10.1080/07370024.2020.1835481
- Ferguson, M., Carlson, D., Boswell, W., Whitten, D., Butts, M. M., & Kacmar, K. M. (2016). Tethered to work: A family systems approach linking mobile device use to turnover intentions. Journal of Applied Psychology, 101(4), 520-534. https://psycnet.apa.org/doi/10.1037/apl0000075
- Kühner, C., Rudolph, C. W., Derks, D., Posch, M., & Zacher, H. (2023). Technology-assisted supplemental work: A meta-analysis. Journal of Vocational Behavior, 142, 103861. https://doi.org/10.1016/j.jvb.2023.103861
- Lanctot, A., & Duxbury, L. (2022). Measurement of perceived importance and urgency of email: An employees’ perspective. Journal of Computer-Mediated Communication, 27(2), zmac001 https://doi.org/10.1093/jcmc/zmac001
Rosen, C. C., Simon, L. S., Gajendran, R. S., Johnson, R. E., Lee, H. W., & Lin, S. H. J. (2019). Boxed in by your inbox: Implications of daily e-mail demands for managers’ leadership behaviors. Journal of Applied Psychology, 104(1), 19- 33. https://psycnet.apa.org/doi/10.1037/apl0000343
