Die Kunst der Führung virtueller Teams
Während die Vorteile virtueller Zusammenarbeit zahlreich sind – von reduzierten Wegkosten bis hin zum globalen Zugang zu Fachkräften – ist die Führung aus der Distanz nicht immer einfach. Wir präsentieren drei wissenschaftlich inspirierte Tipps, wie virtuelle Teamarbeit gelingt.
Virtuelle Zusammenarbeit ist die neue Realität
Virtuelle Zusammenarbeit bedeutet, dass eine Gruppe von Menschen digitale Tools nutzt, um ortsunabhängig gemeinsam zu arbeiten. Der technische Fortschritt macht es möglich und die Corona-Pandemie hat den Trend zur virtuellen Arbeit beschleunigt. Egal ob du und dein Team ausschliesslich virtuell zusammenarbeitet oder eine Mischform zwischen virtueller und physischer Zusammenarbeit pflegt, die nachfolgenden Tipps sind für alle Formen von Teamarbeit, die irgendwelche digitalen Tools (sei es auch nur E-Mails) nutzen, hilfreich.
Tipp 1: Investiere in schnelle Vertrauensbildung
Vertrauensaufbau ist virtuell schwieriger als physische. Zum einen fallen informellen Austauschmöglichkeiten – z. B. die Begegnung an der Kaffeemaschine – weg; zum anderen wird die Kommunikation wegen fehlender Kontextinformationen erschwert. So merkst du im Büro, dass du einen Kollegen, der gerade von einem Kundenmeeting zum anderen stress, vielleicht nicht gerade noch schnell nach den detaillierten Zahlen der Budgetplanung fragst. Eine entsprechende Chat-Nachricht haust du im Home Office schneller mal raus. Willst du die virtuelle Zusammenarbeit etablieren? Dann warte nicht darauf, bis sich eine Vertrauensbasis langsam über die Zeit ergibt.
Um die schnelle Vertrauensbildung (sogenannt. „Swift Trust“) anzukurbeln, sorge dafür, dass sich Teammitglieder, vor allem in der Anfangsphase oder bei Neuzugängen, häufig austauschen. Schaffe auch immer wieder persönliche Anknüpfungspunkte, indem du in Teammeetings regelmässig kleine „Icebreaker“ einbaust. Das können kleine Fragen sein, wie „Was hattet ihr gerade zu Mittag?“. Stärke zudem das Vertrauen und den Glauben der Teammitglieder untereinander: Helfe den Einzelnen “zu scheinen“, würdige ihre Kompetenzen, Fähigkeiten und ihren Einsatz. Denn wir alle wollen gerne in Teams arbeiten, in denen kompetente und teamfähige Leute sind. (Weitere Tipps zur frühen Mitarbeiterbindung findest du übrigens in unserem Blog-Artikel hier)
Tipp 2: Formuliere Grundsätze der Zusammenarbeit (und stelle die Einhaltung sicher)
Du ärgerst dich, weil deine Kollegin so lange braucht, um auf deine Nachricht zu antworten und der Chef offenbar nicht über den Projektstand Bescheid weiss, obwohl du ihn überall einkopierst? Solche Irritationen entstehen schnell, wenn die Grundsätze der virtuellen Zusammenarbeit nicht explizit geklärt sind. Mehr noch, sie führen unter Umständen zu Konflikten und untergraben das Vertrauen in das Team. Daher sollten Zusammenarbeitsprinzipien möglichst klar formuliert und am besten aufgeschrieben werden: Wie und wann wollen wir erreichbar sein? Wie sind die Antwortzeiten? Welche Tools nutzten wir für was? Wie halten wir uns gegenseitig auf dem Laufenden? Wie gehen wir im Konfliktfall vor? Etc.
Da sich alle mit den Team-Regeln identifizieren sollten, lohnt es sich, diese partizipativ zu erarbeiten. Dir kommt als Führungskraft eine besondere Rolle zu, dass das Team einen gemeinsamen Nenner findet und die beschlossenen Grundsätze kultiviert. Zudem gilt es, funktionale Entwicklungen frühzeitig zu erkennen. Da informelle Austauschplattformen fehlen, kannst du z.B. Austauschformate fixieren, bei denen die Qualität der Teamzusammenarbeit, Lernerfahrungen und Verbesserungsvorschläge gezielt besprochen werden.
Tipp 3: Wähle die Tools sorgfältig
Derzeit gibt es unzählige kollaborative Lösungen von Slack über Google Workplace bis hin zu Microsoft Teams, Asana oder Trello. Der wesentliche Punkt ist: Die Mitarbeitenden sollten im Umgang mit den digitalen Tools geübt sein oder entsprechend geschult werden. Überfordere nicht mit neuen „coolen“ Tools, sondern integriere sie Step-by-Step und eruiere und adjustiere laufend. Daneben ist auch gute Hardware (Kameras, Mikrofone) das A und O. Und auf die “Datensicherheit“ solltet ihr unbedingt auch ein Auge haben.
Bei der Wahl der richtigen Kommunikationsform gilt: Je „reicher“ die Medien sind (also synchroner Austausch mit Möglichkeiten nonverbaler Signale – wie Tonlage zu empfangen und Missverständnisse gleich zu klären), desto einfacher ist die Kommunikation. Zumindest wenn sie inspirierend und motivierend sein soll und du dich nicht auf ein reines Auftragsmanagement per E-Mail beschränken willst. Bevor du jetzt nur noch auf Video-Calls setzt: Zoom-Fatigue (also Erschöpfung durch ständige Video-Calls) ist auch ein Problem. Braucht es also wirklich ein Meeting um eine Sache zu Diskutieren oder reicht eine E-Mail, ein Kommentar im gemeinsamen Dokument oder ein aufgezeichnetes Video?
(E-Mails sind immer noch eines der gängigsten Tools. Lese unseren Artikel zu den Mythen und lerne Emails effektiv zu nutzen.)
Die Tipps zeigen: Bei virtueller Zusammenarbeit ist es wichtig in der Anfangsphase viel zu investieren, bevor man loslegt. Aber auch wenn der Start nicht perfekt war, kennst du jetzt die Stellschrauben, um virtuell mit deinem Team doch noch durchzustarten. Viel Freude und Erfolg!
Quellen:
- Beranek, P. M., & Martz, B. (2005). Making virtual teams more effective: improving relational links. Team Performance Management: An International Journal, 11(5/6), 200-213. https://doi.org/10.1108/13527590510617774
- Breuer, C., Hüffmeier, J., Hibben, F., & Hertel, G. (2020). Trust in teams: A taxonomy of perceived trustworthiness factors and risk-taking behaviors in face-to-face and virtual teams. Human Relations, 73(1), 3-34. https://doi.org/10.1177/0018726718818721
- Crisp, C. B., & Jarvenpaa, S. L. (2013). Swift trust in global virtual teams: Trusting beliefs and normative actions. Journal of Personnel Psychology, 12(1), 45. https://doi.org/10.1027/1866-5888/a000075
- Huang, R., Kahai, S., & Jestice, R. (2010). The contingent effects of leadership on team collaboration in virtual teams. Computers in human behavior, 26(5), 1098-1110. https://doi.org/10.1016/j.chb.2010.03.014
- Horwitz, F. M., Bravington, D., & Silvis, U. (2006). The promise of virtual teams: identifying key factors in effectiveness and failure. Journal of European Industrial Training, 30(6), 472-494. https://doi.org/10.1108/03090590610688843
